แนวทางการเขียน MOP

การคิดและเสาะหาเรื่อง หรือภารกิจในองค์กร ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งทีจะต้องบรรลุภายในปีหน้า สิ่งที่ต้องบรรลุนั้นต้องเป็นเรื่องใหญ่และสำคัญระดับองค์กรและต้องไม่หลายเรื่องเกินไป เพราะถ้าหลายเรื่องเกินไป แต่ละเรื่องก็จะกลายเป็นเรื่องเล็ก หรือผู้บริหารจะ Focus ความมุ่งมั่นได้ยาก ที่ดีที่สุดคือ เรื่องสำคัญเหล่านั้นต้องตั้งใจทำให้สำเร็จภายใน 1 ปี ซึ่งผู้เขียนเรียกว่า MISSION

ตัวอย่าง Mission ขององค์กรก็น่าจะเป็นเรื่องดังต่อไปนี้ :

1. กำไรของปี เท่ากับ……………บาท เพิ่ม 15%
2. ยอดขายของปี เท่ากับ……………บาท เพิ่ม 10%
3. พัฒนาผลิตภัณฑ์…………………………
4. ขยายธุรกิจ เช่น เพิ่มช่องทางการจัดจำหน่าย………………..
5. นำผลิตภัณฑ์เข้าสู่ช่องทางใหม่…………………………

ทุกข้อของ Mission ต้องมีนายสำคัญต่อความเจริญก้าวหน้าขององค์กร และ Mission ขององค์กร ควรมีประมาณ 1 — 3 ข้อก็เพียงพอ ในกรณีที่ข้ออื่น ๆ ที่คิดได้ไม่ใหญ่พอหรือไม่สำคัญพอ ก็อาจจะใส่ไว้ในหัวข้อ Policy เพื่อไม่ให้ลืมดูแลติดตาม เพราะถ้าเป็น Mission แล้วจะต้องมุ่งมั่น มั่นใจ ว่าทำได้ และติดตามให้ได้ตามที่ตนเองได้ตั้งไว้ ( อย่างเช่น ข้อ 3 — 5 ในตัวอย่าง Mission ข้างบน ถ้าพิจารณาแล้วว่าไม่มีนัยสำคัญมากหรือมีส่วนไม่มากในองค์กรก็ให้ใส่ไว้ที่ Policy ก็ได้ )

เมื่อกำหนด Mission ได้แล้ว จุดที่สำคัญมากที่สุดก็คือ การติดตั้ง Objective ความหมายของ Objective ก็คือ ปฏิบัติการสำคัญต่าง ๆ ที่ต้องนำมาปฏิบัติภายในองค์กร เพื่อให้สนอง Mission วิธีคิดก็คือ คิดว่าองค์กรของเรามีกลไกการทำงานอะไรบ้าง เช่น มีฝ่ายบุคคล ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฯลฯ และพิจารณางานในฝ่ายต่าง ๆ เหล่านี้ ว่าตรงไหนน่าจะมาผลต่อการบรรลุความสำเร็จของ Mission

 

 

ถ้า Mission ของเรา คือ ยอดขาย……………………….ล้านบาท
กำไร……………………………..ล้านบาท ถ้ากำหนด Mission ยอดขายแล้ว
ควรมี Mission กำไรด้วย เพราะบางคนขายได้ตาม Mission ยอดขาย
แต่กลายเป็นว่า ไปลดราคาเพื่อให้ได้ Mission ยอดขาย จนอาจจะขาดทุนมาก ๆ เลยก็ได้

 

 

ใน ฝ่ายธุรการ ถ้าพบว่าการลดค่าใช้จ่ายสิ้นเปลืองและค่าสาธารณูปโภคในบริษัทน่าจะเป็นไปได้ ก็ให้ตั้ง Objective เช่น ลดค่าไฟฟ้าลง 10% โดยไม่ทำให้เกิดการสะดุดในการผลิตเช่น ใน ฝ่ายบุคคล ถ้าพบว่าประสิทธิภาพของพนักงานน่าจะมีโอกาสทำให้บรรลุ Mission ที่เป็นยอดขายได้ ก็ให้ตั้ง Objective ว่าเพิ่มประสิทธิภาพพนักงานในการผลิต 10% Objective ข้อนี้ก็จะสามารถทำให้โอกาสที่จะถึง Mission มีมากขึ้น

ในฝ่ายขาย ถ้าพบว่ามีโอกาสเพิ่มยอดขายต่อร้านค้า ก็ให้ตั้ง Objective การขายต่อร้านค้าเพิ่มขึ้น 7.5% (ควรระบุว่าเปอร์เซ็นต์ค่าใช้จ่ายต้องไม่สูงขึ้น เพราะบางคนอาจจะใช้วิธีให้ส่วนลดมากก็สามารถเพิ่มยอดขายได้ โดยไม่นึกถึงการพัฒนาศักยภาพของพนักงานขาย หรือหาเทคนิคการขาย)

ใน ฝ่ายผลิต ถ้าพบว่าการออกสินค้าใหม่อีก 1-2 รายการ จะเสริมให้ Mission ที่เป็นยอดขายและกำไรบรรลุได้ ก็ตั้ง Objective ว่าจะผลิตสินค้าใหม่ในเดือน……………..เป็นจำนวน……………..ต่อเดือน ซึ่งมีผลกำไรต่อหน่วยดีขึ้นกว่าเดิม ทำให้สามารถเสริมให้บรรลุ Mission ได้ ( ทั้งนี้ก็ต้องปรึกษากับฝ่ายขายถึงความเป็นไปได้ที่จะขายสินค้าใหม่นี้ในราคาที่กำหนดไว้ด้วย)

ใน ฝ่ายบัญชีและการเงิน ถ้าพบว่าดอกเบี้ยเงินกู้อยู่ในอัตราที่สูงและเชื่อว่าสามารถเจรจาเรื่องลดค่าดอกเบี้ย หรือเปลี่ยนเป็นธนาคารที่ให้ดอกเบี้ยถูกกว่า หรือชำระเงินค่าวัตถุดิบเร็วขึ้น ทำให้สามารถต่อรองราคาวัตถุดิบได้อาจคุ้มกว่าค่าดอกเบี้ยของการกู้ธนาคาร ก็ให้ตั้ง Objective ลดค่าใช้จ่ายทางการเงินลง…………………..%

ใน ฝ่ายการตลาด ถ้าพบว่าสินค้าและวิธีการต่าง ๆ ในด้านการตลาดสู้คู่แข่งไม่ได้ ก็ต้องมุ่งที่จะพัฒนาศักยภาพในการแข่งขันให้สามารถสู้กาบคู่แข่งขันได้

ในแต่ละฝ่าย ถ้าพิจารณาดี ๆ แล้ว จะพบว่ามีโอกาสการลดหรือเพิ่ม ซึ่งเป็นหัวใจของการพัฒนาองค์กร และสามารถนำมาตั้งเป็น Objective ได้ สรุปได้ดังนี้ว่า

 

CRITICAL FUNCTIONS งานวิกฤต

 

พนักงาน มีโอกาสพัฒนาประสิทธิภาพเพิ่มได้
การขายต่อร้านค้ายังต่ำกว่ามาตรฐาน
ค่าใช้จ่ายสิ้นเปลือง มีมูลค่ามากกว่าปกติ
ค่าใช้จ่ายทางการเงิน มีโอกาสลดลง
การออกสินค้าใหม่ เพื่อเพิ่มยอดขายและผลกำไรยังทำได้
ศักยภาพการแข่งขันกับคู่แข่งยังพัฒนาได้

 

( ถ้าหน่วยงานไหนดีอยู่แล้ว ก็ไม่ต้องมีหัวข้อใน Critical Function ก็ได้)

ทั้งหมดนี้ผู้เขียนเรียกว่า Critical Functions และจากการ Identify Critical Functions ให้ได้ แล้วนำไปตั้งเป็น Objective ซึ่งแต่ละฝ่ายก็อาจมี Objective หลาย ๆ ข้อได้ เช่น ฝ่ายบุคคลเล็งเห็นว่า พนักงานยังมีโอกาสพัฒนาประสิทธิภาพเพิ่มได้อีกมาก เป็น Critical Functions ก็อาจจะเลือกตั้ง Objective ได้ดังนี้:
Obj. 1) เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตของพนักงาน 10% Objective เหล่านี้
Obj. 2) ลดพนักงานลง 10% ที่คิดขึ้นมา ไม่ใช่
Obj. 3) อบรมพนักงานเรื่องสมาธิทุกคน Objective สุดท้าย
Obj. 4) ลดค่าใช้จ่ายต่อพนักงานลง 5% ใน MOP เป็นเพียง
Obj. 5) อบรมภาษาอังกฤษให้แก่พนักงานทุกคน ข้อเสนอ
Obj. 6) จัดให้พนักงานทำงานให้ตรงตามความสามารถ

ถ้าผู้เขียนต้องมีหน้าที่แนะนำผู้บริหารของฝ่ายบุคคล จะแนะนำดังนี้
Obj. 1) เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตของพนักงาน 10%
ผู้เขียนจะถามว่า มองเห็นวิธีการที่จะเพิ่มประสิทธิภาพ และมั่นใจได้ว่าจะเพิ่มได้ 10% หรือไม่ ถ้าตอบว่าเห็น และมั่นใจ ก็จะขอให้ไปกำหนด Strategy ขึ้นมา รวมทั้งเขียน List of Actions ของแต่ละ Strategy ด้วย และมาดูอีกครั้งว่าครอบคลุมครบถ้วนเพียงใด แต่ถ้าตอบว่าไม่มั่นใจ ก็ดูข้อต่อไป เพราะถ้าตั้งเป็น Objective ต้องตั้งใจจะบรรลุ Objective นั้นให้ได้

Obj. 2) ลดพนักงานลง 10%
ผู้เขียนจะถามว่า ถ้าลดพนักงาน 10% แล้ว อาจทำให้ค่าใช้จ่ายลด แต่ถ้าไม่สามารถผลิตได้ตามเป้าหมายก็จะไม่บรรลุ Mission ยอดขาย ถ้าไม่บรรลุ Mission ยอดขายแล้ว Mission กำไรก็จะไม่บรรลุด้วย ต้องขอให้พิจารณาให้ดีในข้อนี้ และจะเสนอให้สนใจในข้อที่ 1 (ปกติผู้เขียนไม่นิยมการลด หรือปลดพนักงาน แต่นิยมที่จะพัฒนาคนให้ดีขึ้น เก่งขึ้นมากกว่า)

Obj. 3) อบรมพนักงานเรื่องสมาธิทุกคน
ผู้เขียนจะถามว่า การนั่งสมาธิจะทำให้เรามั่นใจว่าจะสนับสนุนให้เราถึง Mission ได้หรือไม่ ถ้าไม่มั่นใจว่าจะสนับสนุนได้อย่างเป็นรูปธรรม ให้ใส่ข้อนี้เป็น Policy ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่สนับสนุน Mission โดยตรง แต่เป็นสิ่งที่ดีที่จะอบรมพนักงาน

Obj. 4) ลดค่าใช้จ่ายต่อพนักงานลง 5%
ผู้เขียนจะถามว่า จะลดด้วยวิธีใด และการลดนั้นจะทำให้มีผลกระทบต่อการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใด ถ้ามั่นใจว่าไม่มีผลกระทบ ก็ให้เขียน Strategy และ List of Actions ต่อไป

Obj. 5) อบรมภาษาอังกฤษให้แก่พนักงานทุกคน
ผู้เขียนจะถามว่า การอบรมภาษามีผลในการสนับสนุน Mission อย่างชัดเจนหรือไม่อย่างไร ถ้ายืนยันมั่นใจว่ามีผล ก็ขอให้แสดงหรือพิสูจน์ว่าจะได้ผลเป็นรูปธรรมอย่างไร ถ้าไม่แน่ใจว่าจะได้ผลชัดเจน ก็จะเสนอให้อบรมเฉพาะคนที่มีความจำเป็นก่อน และโอนข้อนี้ไปเป็น Policy (การทำงานที่ไม่แน่ใจในผลลัพธ์ บางครั้งจะทำให้เสียสมาธิในการทำ Objective ข้ออื่น ๆ ให้สัมฤทธิผลได้)

Obj. 6) จัดให้พนักงานทำงานให้ตรงกับความสามารถ
ผู้เขียนจะถามว่า มีความชัดเจนเพียงใดว่าพนักงานส่วนใหญ่ทำงาน ไม่ตรงกับความสามารถ ถ้าชัดเจน ก็ให้ระบุอย่างเป็นรูปธรรมว่าเป็นเรื่องใดที่ว่าทำงานไม่ตรงกับความสามารถ และให้ระบุอย่างชัดเจนว่าจะพัฒนาจาดจุดใดไปที่จุดใด และใน Objective ต้องระบุผลลัพธ์เป็นค่าของงานที่จะพัฒนาขึ้น แต่ถ้าไม่ชัดเจนว่าเป็นเรื่องใด ก็ให้เปลี่ยนไปเป็น Strategy หัวข้อหนึ่งใน Objective ข้อที่ 1

ผลลัพธ์อาจจะสรุป Objective ได้ 2 ข้อ คือ ข้อ 1 และ ข้อ 4 และทั้ง 2 ข้อนี้ก็นำมาเริ่มต้นเขียน Strategy และ List of Actions ได้ดังนี้

Objective ข้อ 1

 

หลังจากที่ได้ตั้ง Objective กำหนด Strategies และสรุป List of Actions ต่าง ๆ แล้ว คงต้องเริ่มนึกถึง Policy ของฝ่ายบุคคล ซึ่งอาจจะเสริม Objective หรือเป็นหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับ Objective เลยก็ได้ แต่ต้องไม่ไปในทิศทางที่ตรงกันข้าม หรือขัดแย้งกันเอง
Policy ของฝ่ายบุคคลประจำปี……………มีดังนี้

1. อบรมเรื่องสมาธิให้กับพนักงานทุกคน
2. อบรมภาษาอังกฤษในตำแหน่งงานที่ต้องใช้ภาษาอังกฤษ
3. ให้ความสำคัญกาบการวางตำแหน่งงานให้เหมาะสมกับความสามารถ
4. สนับสนุนฝ่ายผลิตในการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต
5. จัดให้กลุ่มพัฒนาติดตามพัฒนาประสิทธิภาพการผลิตอย่างเป็นรูปธรรม

หมายเหตุ : ทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นเป็นแนวทางการเขียน MOP ซึ่งแต่ละบริษัทอาจมีมากหรือน้อยกว่านี้ หรืออาจแตกต่างจากนี้ก็ได้

ในกรณีของ ฝ่ายธุรการ ซึ่งเล็งเห็นว่า Critical Function คือ ค่าใช้จ่ายสิ้นเปลืองมากผิดปกติ ก็สามารถตั้ง Objective ว่าต้องการลดค่าใช้จ่ายสิ้นเปลืองและค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภคลง 10% ดังนี้

 

*	ทั้งนี้ต้องพิจารณาว่าการลงทุนในระยะเวลา 1 ปี เมื่อเปรียบเทียบกับการประหยัดค่าใช้จ่ายอย่าง อย่างไหนจะคุ้มค่าในเชิงปริมาณมากน้อยกว่ากันเพียงใด
**	ข้อที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มงานให้กับพนักงาน ก็ต้องพิจารณาความเป็นไปได้ และความสมัครใจ ของพนักงานด้วย
***	ถ้า List of Actions ของแผนกบุคคล และแผนกธุรการมีรายการที่เหมือนกันก็ไม่มีปัญหา อะไร น่าจะเป็นการดีเพราะแปลว่า ความคิดไปในแนวทางเดียวกัน แต่ไม่ใช่ลอกแบบกันมา
****	ให้ประเมินด้วยว่าถ้าทำตาม List of Actions ต่าง ๆ เหล่านี้แล้วจะบรรลุ Objective ที่ตั้งไว้ หรือไม่ ถ้ารู้ว่ายังไม่พอ ต้องคิด Strategy และ List of Actions เพิ่ม

ในกรณีของ ฝ่ายขาย ซึ่งระบุว่าการขายที่ต่ำกว่ามาตรฐานต่อร้านเป็น Critical Function และระบุว่า Objective ก็คือ การเพิ่มยอดขายต่อร้านค้า 10% ดังนี้

หมายเหตุ : ในกรณีของ ฝ่ายขาย แม้จะเป็น List of Actions การลงลึกถึงรายละเอียดในการปฏิบัติให้ครบถ้วนยังคงต้องดำเนินต่อไปด้วย

ในกรณีของ ฝ่ายบัญชีและการเงิน เล็งเห็นว่าค่าใช้จ่ายทางการเงินมีโอกาสลดลง และการลด Working Capital เป็น Critical Function ก็กำหนด Objective ในวิธีการจัดการกับเรื่องนี้ ดังนี้

 

ในกรณีของ ฝ่ายผลิต ซึ่งเล็งเห็นว่า การเพิ่มประสิทธิภาพของการผลิตเป็น Critical Function ก็ให้กำหนด Objective เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต……………% และการออกผลิตภัณฑ์ใหม่

 

ในกรณีของฝ่ายการตลาด เล็งเห็นว่า ศักยภาพในการแข่งขันกับคู่แข่งเป็น Critical Function และ ได้กำหนด Objective เพิ่มการรับรู้ของลูกค้าเพิ่มขึ้นเป็น………% (เพิ่ม Awareness) และเปิดตัว สินค้าใหม่ที่เหนือกว่าคู่แข่ง ดังนี้

 

Objective, Strategy และ List of Actions ที่แสดงทั้งหมดข้างต้นนี้ เป็นเพียงตัวอย่างสมมติ ซึ่งถ้าเป็นเรื่องจริงแล้วจะต้องพยายามทำให้มีความสัมพันธ์ และมีความเกื้อหนุน (Synergy) ซึ่งกันและกันให้มากที่สุด

หมายเหตุ :

*	ถ้าเป็นเรื่องการรับรู้ (Awareness) ต้องสำรวจก่อนการปฏิบัติการว่ามีอยู่เท่าไร และหลัง การปฏิบัติการแล้วว่าเพิ่มขึ้นเท่าไร
**	Objective ของแต่ละฝ่ายมีมากกว่า 1 ข้อได้
***	ไม่ได้ให้ตัวอย่าง Policy ไว้ ยกเว้นของฝ่ายบุคคล แต่ให้ใช้เป็นแนวทางในการเขียน Policy ของฝ่ายอื่นๆได้
****	ไม่จำเป็นที่ทุก ๆ ฝ่ายในองค์กรต้องมี Objective ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดหัวข้อของ Critical Function ว่าในแต่ละฝ่ายมีปัญหาหรือมีจุดเด่นที่ต้องตั้ง Objective หรือไม่ เพราะ Objective ทุกข้อต้องสนับสนุนให้การถึง Mission มีโอกาสมากขึ้น
******	List of Actions บางข้อที่เขียนขึ้นมาไม่จำเป็นต้องปฏิบัติทันที ถ้าพิจารณาว่าข้ออื่นที่จะ เริ่มต้นทำน่าจะพอเพียงที่จะทำให้ถึง Objectiveได้ และเก็บข้อเหล่านั้นเป็นแผนสำรองก็ได้

ข้อสรุป เมื่อแต่ละฝ่ายได้กำหนด Objectives, Strategies และ List of Actions แล้ว CEO ก็ต้องตรวจดูว่าทั้งหมดที่ตั้งใจจะทำนั้น จะส่งผลให้บรรลุ Mission ได้หรือไม่ ถ้ายังไม่พอก็ต้องขอให้แต่ละฝ่ายไปคิดเพิ่ม หรือเพิ่มความเข้มข้นใน Objectives, Strategies และ List of Actions